Gerhard Müller (muellerg@informatik.tu-muenchen.de)
Das gute Protokoll
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Ich wurde in der letzten Zeit immer wieder mit der Aufgabe konfrontiert, entweder Protokolle zu lesen oder selbst Protokolle zu verfassen. Als Student ist man üblicherweise mit der Protokollführung nicht sonderlich gut vertraut, deswegen habe ich wesentliche Informationen rund um das Protokollschreiben zusammengefaßt. Ich hoffe, diese Informationen können dem ein- oder anderen Protokollanten helfen, gute Protokolle zu verfassen.
Ein Protokoll ist die
Gute Protokolle erleichtern die effektive Kommunikation. Protokolle dienen
Es gibt viele Anlässe, Protokolle oder protokollähnliche Texte zu erfassen, wie zum Beispiel Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen, Verhandlungen, wichtige Telefongespräche, Vorträge, Referate mit anschließender Diskussion, mündliche Vereinbarungen über strittige oder bis dahin ungeklärte Sachverhalte, Besprechungen mit amtlichen Stellen oder Sachverhalte, die Eingang in Akten finden sollen.
Protokolle im engeren Sinn lassen sich sechs verschiedene Protokolltypen unterteilen (in absteigendem Detaillierungsgrad):
Alle Arten von Protokollen enthalten Ergebnisse und/oder Maßnahmen sowie die zugehörigen Termine und verantwortlichen Personen.
Besonders wichtig im universitären Bereich sind (oft eine Mischung aus) Verlaufsprotokoll und ausführlichem Ergebnisprotokoll.
Die gute Protokollführung ist eine nicht einfache, oft unterschätzte Leistung. Ein guter Protokollführer sollte neben guten Deutschkenntnissen
Protokollführer haben eine große Macht - sie legen fest, was für wichtig und unwichtig gehalten wird. Wer sich hier mit Notlösungen zufrieden gibt, kann die Ergebnisse einer Besprechung durch ungenügende Protokolle verpuffen lassen.
Das Problem bei im Prinzip guten Protokollführern ist, daß sie meistens an der Diskussion beteiligt sind und sich daher sowohl auf das Protokoll als auch auf ihre eigenen Beiträge konzentrieren müssen. Dies ist extrem schwer und führt üblicherweise entweder zu guten Beiträgen des Protokollanten und einem entsprechend schlechtem Protokoll, oder anders herum.
Protokollführer sollten dafür sorgen, daß sie
Die Verfassung eines Protokolles benötigt viel Zeit. Als grobe Richtlinie sollte die doppelte Sitzungszeit eingeplant werden. Dies kann jedoch je nach Erfahrung des Protokollführers stark nach oben und unten variieren. Ein Protokoll sollte möglichst direkt am Anschluß an eine Sitzung verfaßt werden. Je länger eine Sitzung zurückliegt, desto mehr Details werden vergessen.
Der Protokollrahmen legt den Beginn und den Schluß eines Protokolles oft formal fest. Hier sind alle Informationen zu folgenden Punkten enthalten:
Herr K. verläßt die Sitzung um 19:45 UhrEingeladene Personen, die einer Sitzung fernbleiben, werden als entschuldigt oder unentschuldigt fehlend in die Anwesenheitsliste aufgenommen.
Herr L. kommt zur Sitzung um 18:45 Uhr
Protokoll über
die x. Sitzung des AK VISionen im
Sommersemester 199x
Vorsitz (oder Sitzungsleitung): [Name des Vorsitzenden]
Protokoll: [Name des Protokollführers]
Ort: 1229, Hauptgebäude der TU München
Zeit: 23.x.199x.
Beginn: 17:45 Uhr
Ende: 19:00 Uhr
Anwesend sind:
[Name 1]
[Name 2]
[Name 3]
...
[Name n]
Tagesordnung:
TOP 0: Formalia
TOP 1:
TOP 2:
...
TOP n: Sonstiges
[Das eigentliche Protokoll]
München, den xx.xx.199x
| Für das Protokoll | Für den Vorsitz |
| [Unterschrift des Protokollanten] | [Unterschrift des Vorsitzenden] |
| [Name des Protokollanten] | [Name des Vorsitzenden] |
Verfassen eines Protokolles ist kein Selbstzweck - das Protokoll wird für andere Leser geschrieben. Daher sollte man sich in die Lage des Lesenden hereinversetzen. Das Protokoll sollte möglichst einfach, so kurz wie möglich, so prägnant wie möglich, und so übersichtlich wie möglich gegliedert sein.
Doch wie erreicht man diese Anforderungen? Als erstes ein paar Tips zur Protokollmitschrift:
Je früher das Protokoll nach einer Sitzung abgefaßt wird, desto besser wird es üblicherweise: man erinnert sich noch an die Sitzung, kann etwas mit den ``mitgeschmierten'' Stichpunkten anfangen. Deswegen: so bald wie möglich, am besten gleich am Anschluß an eine Sitzung, das Protokoll verfassen!
Als erstes sollten alle noch eventuell vorhandenen Unklarheiten geklärt werden. Dann wird Schritt für Schritt die eigene Mitschrift durchgegangen: was war wesentlich? was unwesentlich? welche Teile gehören wörtlich ins Protokoll? Im Protokoll sollten wesentliche Punkte herausgehoben werden (einrücken, kursiv, fett). Anträge und Beschlüsse werden üblicherweise eingerückt. Eine optisch ansprechende und übersichtliche Form erleichtert das Lesen und damit das Verständnis.
Protokolle werden in einer Protokollsprache verfaßt. Hier die wichtigsten Punkte:
Kurze und prägnante Sätze erleichtern die Lesbarkeit. Zu viele Substantive machen einen Text schwer lesbar, Verben wirken dynamischer. Protokolle werden grundsätzlich in der Gegenwart abgefaßt. Die direkte Rede wird verwendet, um Beschlüsse und Anträge wiederzugeben. Die indirekte Rede wird dagegen für Meinungen und Behauptungen verwendet. Adjektive sollten nur äußerst sparsam eingesetzt werden, sie werten, und genau dies sollte ein Protokoll nicht machen. Abkürzungen sollten so wenig wie möglich benutzt werden. Fremdwörter sind ebenfalls so wenig wie möglich zu verwenden.
Das fertige Protokoll wird üblicherweise dem Vorsitzenden zur Begutachtung vorgelegt. Falls dieser keine Einwände hat, wird dieses normalerweise mit der nächsten Einladung zu einer Sitzung verteilt. Am Anfang der nächsten Sitzung wird dann das Protokoll, eventuell mit Änderungen, verabschiedet.
Ein gutes Protokoll muß
Einige Anregungen, sowie die Protokollgebote sind dem Buch
Gabriele Cerwinka, Gabriele Schranz Professionelle Protokollf"uhrung, Wirtschaftsverlag Ueberreuter, 1995 ISBN 3-7064-0142-8 DM 19.80entnommen.
Verbesserungsvorschläge, Anmerkungen, Kritik bitte an
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